Jó ügyfélszolgálatos a vállalkozás lelke…
2011. január 27. csütörtök Kategória: Kiválasztás, Munkahelyi grafológia
A legtöbb kicsi vállalkozás, amikor beindul az üzlet és már nehezen boldogulnak a sokféle részfeladattal, először a „nem szeretem” adminisztrációt és az ügyfélszolgálatot adja ki a kezéből.
Ez ugyanis, legalábbis úgy gondolják, nem kapcsolódik szorosan a cég tevékenységéhez, nem igazán szakmai terület. Talán éppen emiatt végzik a saját emberek kevésbé szívesen az ehhez kapcsolódó tevékenységeket.
Sokszor azt gondolják, fölveszünk valakit, aki majd jól megoldja ezeket a feladatokat, több idő marad a szakmai teendőkre.
Ez így is van, de csak akkor, ha ez a valaki, nem akárki, hanem egy valóban nagy körültekintéssel kiválasztott, minden tekintetben megfelelő személy.
A kisebb cégeknél az ügyfélszolgálatos, és az adminisztrátor gyakran egy és ugyanaz a személy, sőt sokszor irodavezető néven is ugyanezt a „mindenest” keresik.No, de mi is a feladata egy adminisztrátor, ügyfélszolgálatos, irodavezetőnek?
Mindenképpen fontos, hogy a cég profilját képes legyen átlátni. Ha ugyanis fogalma sincs arról, hogy mit gyárt, vagy milyen szolgáltatásokat nyújt a cég, valamint ez mire jó a vásárlónak, akkor biztosan hibákat fog elkövetni.
Az adminisztrációban mindig előfordulhatnak elírások, amit a számítógépbe való bevitelnél, jó, ha az illető megfelelően tud korrigálni, illetve az esetleges rövidítéseket, furcsa betűformákat is helyesen tudja „lefordítani”.
Ahhoz, hogy ez a rész jól tudjon működni, szükség van az információkra való nyitottságra, tanulási kedvre, sőt megfelelő intelligenciára is.
Az adminisztráció pontos vezetéséhez pedig jó, ha van némi reál beállítottsága is az illetőnek, képes a precíz, pontos munkavégzésre, megtartja a határidőket, általában pedig képes rendszerezni a tennivalókat, rendet tart maga körül és a vállalati adminisztrációt illetően.
Irodavezetőként ehhez még hozzájön a találkozók megszervezése, lebonyolítása, kapcsolatok felvétele, ápolása a leendő és már meglévő ügyfelekkel, időpontok folyamatos egyeztetése.
Ehhez még jobban ismernie kell a cég profilját, hiszen már akár kérdésekre is jó, ha válaszokkal tud szolgálni, nem kell mindig a főnökhöz irányítani az érdeklődőket.
Fontos, hogy legyen jó kommunikációs képessége, sőt kezdeményező képessége és jó, ha rá tud hangolódni mind az ügyfél, mind a saját dolgozók igényeire.
Az ügyfélszolgálatos pedig már igazi kulcsember, mondhatjuk akár azt is: a vállalkozás lelke.
Ő az, aki a kapcsolatot jelenti a cég és ügyfelei között. Vele találkozik az ügyfél először és talán utoljára is, ha nem megfelelően tudja képviselni a cég érdekeit.
Mi is a feladata egy jó ügyfélszolgálatosnak?
- Jó, ha igazán profi módon ismeri a termékeket, a szolgáltatásokat, amit a cég árul. Hiszen csak így tud a beérkező kérdésekre azonnal (sokszor ez is számít!) kimerítő válaszokat adni.
- Jó, ha igazán elkötelezett módon képes a cég érdekeit képviselni. Hiszen nyilván nem örülnénk annak, ha netán rossz hírét keltené cégünknek, egy-egy elejtett információval.
- Jó, ha önállóan is képes megfelelő döntéseket hozni, ha például a cégvezető nem elérhető egy fontos pillanatban.
- Jó, ha kedves, türelmes, szeretetreméltó és jól bánik az emberekkel, hiszen így kellemes érzéseket vált ki az ügyfélből, aki ezt a cég nevével fogja összekötni.
- Jó, ha érzékeny az ügyfél problémájára, de nem túlérzékeny a kritikával szemben. Vagyis, empátiával fogadja az esetleges reklamációkat, de nem fakad sírva, ha esetleg személyében is sérti az ügyfél viselkedése. Ehhez stabil énképre, önbizalomra, határozottságra is szükség van.
- Jó, ha képes a konfliktushelyzetet is megfelelően a cég javára fordítani. Ehhez magas szintű konfliktuskezelési stratégiákra van szükség, sokszor kreativitásra, problémamegoldó képességre, toleranciára és persze saját indulatainak megfelelő kontrolljára is.
Látható tehát, hogy a cég bővítése nem egy egyszerű „adjunk föl egy hirdetést és majd csak jön valaki” feladat.
Ahhoz, hogy az új ember valóban a cég további növekedését segítse elő, a legegyszerűbbnek látszó pozícióban is minden szempontból megfelelő emberre van szükség.
Ön melyiküket látná szívesen az ügyfélszolgálatán?
<< Őt?
vagy inkább Őt? >>
vagy inkább Őt? >>A jó hír, hogy az eddig felsorolt képességek meglétére, illetve azok mértékére, a kézírásból is lehet következtetni.
A grafológus értő szeme már az előszűrés során képes kiválogatni a nem odaillő pályázatokat.
Ám fontos, hogy már a pozíció meghirdetésében szerepeljenek a megfelelő kulcsszavak, ami alapján a hirdetés olvasója magára ismerhet. Így biztosabban fognak azok jelentkezni, akik között megtalálhatjuk azt, akire szükségünk van.
Ne felejtsünk el kézzel írott motivációs levelet is kérni a pályázóktól, mert a grafológus segítségét csak ebben az esetben tudjuk igénybe venni.
Cégének már van ügyfélszolgálata? Mesélje el, hogyan találta meg az ideális munkatársat!
Feliratkozás
Kövesse a hozzászólásokat RSS-en. Iratkozzon föl erre: Jó ügyfélszolgálatos a vállalkozás lelke…